Zarządzanie kosztami

Zarządzanie kosztami to obok harmonogramu drugi filar aplikacji. Indloo zostało stworzone z myślą o porządku i transparentności. A zatem jeżeli chce się sprawnie (czyt. rozsądnie) zarządzać budżetem budowlanym, to koszty trzeba mieć pod ścisłą kontrolą. Kontrola taka w Indloo jest zagwarantowana. W tym artykule dowiesz się jak sprawnie rejestrować koszty i jak jest klasyfikować. Ten artykuł pozwoli Ci zrozumieć zależności pomiędzy atrybutami kosztów a wskaźnikami finansowymi, prezentowanymi na wykresach na pulpicie.

Dodawanie kosztów

Aby dodać koszty, naciśnij ikonkę +* w prawym, dolnym rogu ekranu:

* Opis „Dodaj nowy koszt” pojawia się po najechaniu na ikonkę.

System w następnym kroku pokaże formularz, który należy wypełnić. Nie wszystkie pola są obowiązkowe. Wymagane informacje, które należy podać, aplikacja oznacza symbolem gwiazdki.

zarządzanie kosztami

Pola Sprzedawca oraz Produkt, to dwa pola wymagane, umieszczone na samej górze formularza. Dla obu tych pól działa mechanizm podpowiadania wartości. Podpowiadanie działa w oparciu o dane już zarejestrowane w systemie.

Pole Uwzględnij na wykresie „Top sprzedawcy” to pole nieobowiązkowe, którego domyśla wartości jest ustawiona na tak. Zadaniem tego pola jest wykluczenie niechcianych kosztów z wykresu Top Sprzedawcy na Pulpicie. Kiedy to pole ma zastosowanie i kiedy ustawić wartość na nie? Powiedzmy, że zarejestrowany został koszt: zakup działki, kwota: 200 000zł. Z pewnością nic nie będzie w stanie przebić tego jednorazowego kosztu i być może jest to ten typ, który zniekształcałby wskaźnik komu zapłaciliśmy najwięcej.

Kategoria określa czy koszt powiązany jest z materiałem, czy być może z pracą kogoś, komu zapłaciliśmy za wykonanie jakiejś pracy. Średnio, koszt robocizny do materiałów układa się w stosunku 40/60.

Jednym z najważniejszych pól w tym formularzu jest pole z etykietą Element harmonogramu. Wskazanie elementu, względem którego rejestrowany jest koszt pozwala na wyliczenia, ujęte w Kosztorysie. Koszty można rejestrować wyłącznie względem zwykłych elementów, a nie faz czy grup elementów. Dla tego typu elementów system wylicza koszty automatycznie, jako sumę wydatków zagnieżdżonych elementów.

Pola Ilość oraz Jednostka służą wyłącznie celom informacyjnym, nie są uwzględniane w żadnym zestawieniu na Pulpicie. Jeżeli w jakiś jednostkowych przypadkach ilość najlepiej byłoby wyrazić za pomocą nieistniejącej jednostki, to albo pole należy zostawić puste lub wybrać inny sposób przeliczenia ilości materiału.

Data zamówienia określa datę, w której wysłaliśmy lub przekazaliśmy zlecenie dostawy usługi lub produktu. Data zapłaty określa datę, w której fizycznie zapłaciliśmy za dostarczony produkt lub wykonaną usługę. Daty te mogą być takie same, ale nie muszą.

Kwota określa cenę, po której kupiliśmy dany produkt lub usługę. Oznaczenie waluty system dokłada automatycznie. W polu tym wpisujemy samą wartość produktu lub usługi.

Status płatności odnosi się do płatności za usługę lub produkt. Jeżeli produkt otrzymaliśmy, ale za niego nie zapłaciliśmy, to taki koszt powinien być oznaczony jako Do zapłaty. Wszystko, za co zapłaciliśmy powinno być oznaczone jako Zapłacone. Ta klasyfikacja odnajduje swoje odbicie w wykresie Zestawienie ogólne, gdzie Koszty poniesione to koszty oznaczone flagą Zapłacone, a Koszty zaplanowane to koszty Do zapłaty.

Niektóre koszty mogą wyniknąć niespodziewanie. Powiedzmy, że należało dokupić 2m2 płytek, bo podczas ich układania lub cięcia, uległy zniszczeniu. Koszt dodatkowej glazury możemy oznaczyć, korzystając z pola Rodzaj kosztu.

Komentarz to pole informacyjne, w którym możemy zapisać dodatkowe informacje, związane z zakupionym towarem lub usługą.

Zarządzanie kosztami – edycja zarejestrowanych kosztów

Jak zarządzanie kosztami, to także edycja już zapisanych wydatków. Edycja odbywa się na podobnych zadach, w oparciu o ten sam formularz. Powiedzmy, że chcemy zmienić status kosztu, który wcześniej oznaczyliśmy jako Do zapłaty. W tym celu szukamy koszt, który chcemy wyedytować, naciskamy na ikonkę trzech kropek i wybieramy opcję Edytuj:

Pojawi się znany nam już formularz, z wypełnionymi już informacjami. Zmieniamy dane, które nas interesują i naciskamy przycisk Zapisz.

Usuwanie zarejestrowanych kosztów

Zarządzanie kosztami wiąże się również z usuwaniem zapisanych wydatków. Jeżeli chcemy usunąć koszt, to szukamy interesującą nas pozycję i naciskamy ikonkę trzech kropek i wybieramy opcję Usuń:

zarządzanie kosztami - usuwanie kosztów

W następnym kroku musimy potwierdzić jedynie chęć usunięcia wskazanej pozycji.

Zarządzanie kosztami a współdzielenie inwestycji

Osoby, które zaprosiliśmy do zarządzania finansami inwestycji, mogą w takim samym stopniu zarządzać kosztami jak właściciele tych inwestycji. Mogą rejestrować nowe wydatki, edytować lub usuwać już istniejące – bez żadnych ograniczeń. Wszystkie zmiany są odzwierciedlane w systemie w czasie rzeczywistym. Zmiany dokonywane jednocześnie przez 2 różne osoby są odzwierciedlane na bieżąco.

Filtrowanie

Jedną z funkcjonalności komponentu do zarządzania kosztami w aplikacji Indloo jest ich filtrowanie i wyszukiwanie. Aby móc wyszukiwać i filtrować koszty, należy klinkąć na ikonkę lejka, z prawej strony ekranu, na wysokości głównego nagłówka:

Filtrowanie

Jedną z głównych funkcjonalności modułu Wydatki jest ich mechanizm filtrowania i wyszukiwania. Standardowo, mechanizm wyszukiwania jest zwinięty. Po naciśnięciu ikony lejka (prawa strona ekranu, na wysokości głównego nagłówka) rozwiną się opcje, po których system umożliwia wyszukiwanie kosztów: